Vericlaim Canada est un leader dans le domaine des solutions innovantes de gestion des réclamations et du rendement, offrant une administration et un règlement rentables des réclamations. Nous nous sommes engagés vis-à-vis de la protection et du traitement confidentiel des Renseignements personnels que nous possédons dans le cadre des services que nous offrons à nos clients. Nos employés et nos collègues ont été formés afin de traiter les Renseignements personnels conformément aux lois sur la protection de la vie privée. La présente Politique de confidentialité indique nos pratiques de traitement des Renseignements personnels.

Raison pour laquelle Vericlaim Canada collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels
Vericlaim Canada collecte des renseignements personnels seulement dans le cadre de services liés aux réclamations et d’activités de gestion des risques. Vericlaim Canada collecte et divulgue des Renseignements personnels pour permettre à nos spécialistes des réclamations d’établir l’admissibilité à des indemnités des réclamants provenant de contrats d’assurance ou de régimes autogérés. Nous recueillons et divulguons également des Renseignements personnels de tiers dans le cadre de réclamations faites contre nos clients.

Type de Renseignements personnels que Vericlaim Canada collecte, utilise et divulgue
Aux fins de la présente Politique de confidentialité, le terme Renseignements personnels signifie des renseignements à propos d’individus identifiables, autres que les renseignements qui sont exclus en vertu de la loi applicable.

Vericlaim Canada collecte des Renseignements personnels en fonction du type et de la nature de la réclamation ou des circonstances de risque. Il peut s’agir de l’historique des réclamations précédentes, de renseignements financiers, médicaux, de santé ou d’emploi. Nous pouvons chercher à obtenir des renseignements permettant de valider une réclamation auprès de détaillants, de grossistes et de fournisseurs de biens et de services. Dans des cas appropriés, nous pouvons chercher à obtenir des renseignements auprès des autorités telles que le ministère de l’Environnement, le ministère du Travail, le Bureau du commissaire des incendies, la police, les services d’incendie, les municipalités, les villages et les villes.

Façon dont Vericlaim Canada obtient des Renseignements personnels
La plupart des renseignements personnels sont collectés directement auprès de l’assuré ou de l’auto-assuré, ou auprès d’un tiers effectuant une réclamation contre un assuré ou un auto-assuré. Certains Renseignements personnels peuvent être fournis par un donneur d’instructions, y compris nos clients ou nos sociétés d’assurances, ou par un agent donneur d’instructions, tel qu’un courtier d’assurances.

Des Renseignements personnels peuvent également être collectés auprès de parties prenantes telles que des organismes publics (services d’incendie, police, Bureau du commissaire des incendies), des témoins, des enquêteurs privés, des bureaux de crédit et des sociétés de recherche de titres. Certains organismes auprès desquels nous obtenons des renseignements sont assujettis à leurs propres codes de confidentialité et nous respectons ces codes.

Le consentement ne sera pas obtenu relativement à la collecte de certaines informations publiques, comme prescrit par la loi. Si des Renseignements personnels sont collectés relativement dans le cadre d’une enquête concernant une violation soupçonnée d’une police d’assurance (ou d’une autre entente) ou d’une violation d’une loi canadienne, le consentement peut ne pas être obtenu.

Divulgation de Renseignements personnels de Vericlaim Canada
Vericlaim Canada partage seulement des Renseignements personnels avec ses filiales pour les raisons indiquées ci-dessus ou si requis par la loi. Dans la mesure où des Renseignements personnels sont partagés avec nos filiales dans d’autres juridictions, telles que les États-Unis, ils seront assujettis aux lois de ces juridictions, y compris aux lois concernant la divulgation aux autorités locales.

La plupart des Renseignements personnels sont divulgués ou transférés seulement à nos donneurs d’instruction. Toutefois, afin de collecter des renseignements requis par nos donneurs d’instruction pour fournir des services dans les domaines des réclamations et des risques, nous pouvons divulguer des Renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers. Cela inclut (mais sans s’y limiter) des courtiers d’assurances des assurés, des experts en sinistres, des entreprises de réparation automobile, des sous-traitants, des entreprises de construction, des enquêteurs, des ingénieurs, des comptables et des avocats. Nous pouvons également divulguer des Renseignements personnels aux autorités compétentes telles que des services d’incendie, des commissaires aux incendies, la police et d’autres autorités fédérales, provinciales ou municipales (« Autorités ») pour vérifier les circonstances d’une réclamation. Nous obtenons le consentement de divulgation lorsque cela est nécessaire et, le cas échéant, nous nous servons du consentement obtenu par nos donneurs d’instructions pour utiliser et divulguer des Renseignements personnels. Lorsque des fournisseurs de services tiers ou des Autorités se trouvent dans d’autres juridictions, telles que les États-Unis, le traitement des Renseignements personnels devient assujetti aux lois de ces juridictions, y compris les lois concernant la divulgation aux autorités locales.

Lorsque Vericlaim Canada divulgue des Renseignements personnels à un organisme réglementaire ou d’enquête (tel que les Services Anti-Crimes des Assureurs), lorsque nous estimons que les renseignements sont liés à une violation d’une police d’assurance, d’un autre contrat ou de la loi canadienne, ou lorsque la loi permet ou exige de divulguer les renseignements, le consentement peut ne pas être obtenu. De même, si des Renseignements personnels sont divulgués à un avocat en raison d’une réclamation ou pour obtenir des conseils juridiques, le consentement peut ne pas être obtenu.

Vericlaim Canada peut divulguer des Renseignements personnels dans le cadre d’une réorganisation réelle ou possible, d’une fusion ou d’un regroupement avec une autre entité ou d’une vente réelle ou possible de tous les actifs ou d’une partie importante des actifs de Vericlaim Canada. Dans ces circonstances, la divulgation se produirait à condition que les renseignements soient seulement utilisés pour évaluer la transaction ou, à la fin de la transaction, pour les raisons indiquées dans la présente Politique de confidentialité.

Toutefois, nous ne transférerons pas des renseignements sans d’abord prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les Renseignements personnels recevront une protection suffisante et qu’ils ne seront pas utilisés pour des raisons non pertinentes à l’objet du dossier ou communiqués à un tiers sans votre consentement, sauf comme indiqué dans la présente Politique de confidentialité ou autrement comme permis ou requis par la loi.

Façon dont Vericlaim Canada assure la sécurité des Renseignements personnels
Les Renseignements personnels enregistrés dans les documents sont stockés de façon sécurisée dans les bureaux de Vericlaim Canada et dans les bureaux des États-Unis des filiales américaines de Vericlaim Canada, où ils sont assujettis aux lois de cette juridiction, y compris aux lois concernant la divulgation, et où ils peuvent être accessibles aux gouvernements, aux tribunaux, aux services de police et aux agences réglementaires de cette juridiction. Les renseignements enregistrés de façon électronique sont stockés sur des systèmes informatiques dans les bureaux des États-Unis des filiales de Vericlaim Canada aux États-Unis et où ils sont accessibles à des fins de traitement par Vericlaim Canada. Les systèmes informatiques et les renseignements stockés dans ces systèmes sont protégés par des systèmes de sécurité électroniques.

Vericlaim Canada et ses filiales limitent l’accès aux renseignements personnels. Les employés, les fournisseurs et les représentants de Vericlaim Canada et de ses filiales sont soumis à une obligation d’accéder aux Renseignements personnels seulement lorsqu’ils ont un besoin d’affaires légitime de le faire. Les employés de Vericlaim Canada et de ses filiales suivent une formation relativement aux pratiques de traitement approprié des Renseignements personnels et sont obligés de se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, à la présente Politique de confidentialité et aux codes de conduite connexes. Vericlaim exige que ses fournisseurs protègent les Renseignements personnels contre la perte ou le vol et les accès, divulgations, copies, utilisations ou modifications non autorisés en mettant en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et appropriées.

Vericlaim Canada conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de répondre aux objectifs indiqués dans la présente Politique de confidentialité ou comme requis ou permis par la loi pendant un an après l’utilisation de ces renseignements pour prendre une décision qui affecte directement l’individu. Les Renseignements personnels qui ne sont plus requis sont détruits grâce à une méthode sécurisée ou rendus anonymes le cas échéant.

La conformité de Vericlaim Canada aux pratiques appropriées en matière de Renseignements personnels et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée est surveillée et sous la responsabilité de Maria Joshua au 6725, Airport Road, Ste. #300, Mississauga (Ontario)  L4V 1V2, numéro de téléphone 905 293-7737, ou de Brenda Corey, agente de la protection de la vie privée, au 901 415-7430.

Exactitude des Renseignements personnels et accès à ces renseignements
Vericlaim Canada est déterminée à maintenir l’exactitude et l’exhaustivité des Renseignements personnels qu’elle collecte, utilise ou divulgue à ses donneurs d’instructions.

Sur demande écrite et sous réserve des exceptions permises ou requises par la loi, nous vous fournirons un accès aux Renseignements personnels que nous possédons à votre sujet. Nous mettrons également à jour et/ou corrigerons vos Renseignements personnels comme requis. Vericlaim ne vous facturera pas de frais pour accéder aux Renseignements personnels que nous possédons à votre sujet.

Nous pouvons refuser de donner accès à certains renseignements comme requis ou permis par la loi, notamment dans les cas suivants :

  • si cela révélait des Renseignements personnels à propos d’un tiers à moins que ces renseignements à propos du tiers puissent être séparés ou si le tiers y consent;
  • si les renseignements sont soumis aux privilèges du secret professionnel de l’avocat;
  • si la divulgation des renseignements révélait des renseignements commerciaux confidentiels;
  • si la divulgation des renseignements pouvait raisonnablement menacer la vie, la sécurité ou la sûreté d’une autre personne;
  • les renseignements ont été collectés ou créés par un médiateur ou un arbitre dans la conduite d’une procédure de médiation ou d’arbitrage pour laquelle il ou elle a été nommé(e) pour agir (i) dans le cadre d’une convention collective, (ii) en vertu d’un texte constitutif, (iii) par un tribunal; ou
  • lorsque Vericlaim Canada agit en qualité d’agent pour un assureur ou un autre donneur d’instructions et lorsque ce donneur d’instructions a la responsabilité de répondre aux demandes d’accès à des Renseignements personnels.

Lorsque les Renseignements personnels comportent des renseignements médicaux ou de santé, nous pouvons donner accès à ces renseignements par le biais d’un praticien médical. Si nous ne sommes pas en mesure ou si nous n’avons pas le droit de vous donner accès à vos Renseignements personnels, nous vous fournirons les raisons de notre incapacité à le faire.

Modifications
Vericlaim Canada peut parfois modifier la présente politique à sa discrétion. Une version courante de la politique de confidentialité est toujours disponible sur le site principal de Vericlaim Canada : « Vericlaim Canada Privacy Policy » à l’adresse http://www.Vericlaim.ca.

Renseignements supplémentaires

Les demandes de renseignements supplémentaires, d’accès à des Renseignements personnels ou les plaintes à propos de la façon dont Vericlaim Canada traite les Renseignements personnels doivent être adressées à Maria Joshua au 21, Four Seasons Place, Suite 100, Toronto (Ontario)  M9B 6J8, ou au 416 695-5100, ou à Brenda Corey, agente de la protection de la vie privée, au 901 415-7430.

mise à jour septembre 2016